Recibo o factura con VAT en Polonia: cuál pedir y cuándo
Dos documentos que se parecen y que sirven para cosas totalmente distintas. Confundirlos suele costar dinero justo cuando descubres que un gasto no puede pasar por la empresa, porque el momento de pedir el papel correcto se cerró en la caja.
Esto está pensado para cualquiera que tenga un negocio en Polonia, o trabaje aquí, y tenga que decidir qué pedir en el mostrador.
El recibo fiscal (paragon fiskalny)
Lo que imprime una caja registradora homologada, y que el vendedor tiene que dar a todo consumidor. Lleva el nombre y el número fiscal del vendedor (NIP), la fecha y la hora, la lista de productos con sus precios, los tipos de VAT marcados con letras, el total y el número único de la caja.
El recibo es una prueba de compra. Te sirve para una reclamación, una garantía o una devolución. No te sirve para pasar un gasto por la empresa, con una excepción que verás más abajo.
La factura con VAT (faktura)
Un documento contable con los datos de las dos partes, incluido el NIP del comprador. Eso es lo que permite a una empresa deducirse el gasto y recuperar el VAT.
Puedes conseguirla:
- en la caja, en lugar del recibo: lo más sencillo;
- más tarde, a partir del recibo: pero solo si tu NIP está impreso en ese recibo.
Y ahí está la clave de todo.
Lo que pilla a la gente: el NIP hay que darlo en la caja
Si quieres poder pedir una factura a partir del recibo, el NIP del comprador tiene que estar en el recibo en el momento de la venta. El vendedor no puede hacer una factura a nombre de una empresa a partir de un recibo que no lleve ese número.
Esto no se puede arreglar después. Volver al día siguiente no sirve. Enseñar el recibo y una tarjeta de visita tampoco. Si nadie te preguntó «¿es para empresa?» y no diste tu NIP, ese gasto se queda como personal.
La regla práctica: si hay la más mínima posibilidad de que quieras pasar una compra como gasto, dilo antes de pagar.
Facturas simplificadas: recibo con NIP hasta 450 zł
Un recibo con el NIP del comprador por hasta 450 zł brutos (o 100 euros) cuenta como factura simplificada. Vale por sí solo para la contabilidad: no hace falta que pidas otro documento.
Es muy cómodo para compras pequeñas de empresa: gasolina, material de oficina, un café en una reunión con un cliente. Das tu NIP en la caja, te llevas el recibo y listo.
Por encima de 450 zł necesitas una factura completa, pero un recibo con tu NIP te guarda el derecho a pedirla más tarde.
Las letras del VAT en el recibo
Las letras junto a cada línea indican el tipo de impuesto. En Polonia, normalmente:
| Letra | Tipo |
|---|---|
| A | 23% |
| B | 8% |
| C | 5% |
| D | 0% |
| E | exento |
Por eso un mismo recibo del súper lleva varias letras distintas: los alimentos básicos a tipos reducidos, los productos de limpieza y el alcohol al tipo general. Explicamos cómo leer un recibo polaco con más detalle en una guía aparte.
Qué pedir, en la práctica
- Compra personal: recibo. Te sirve para reclamaciones y garantías; no tienes que pedir nada.
- Compra pequeña de empresa por menos de 450 zł: da tu NIP en la caja. El recibo te basta.
- Compra de empresa más grande: pide directamente la factura o, como mínimo, da tu NIP.
- No sabes si lo vas a pasar como gasto: da tu NIP. No pierdes nada y te dejas la puerta abierta.
¿Y una cuenta compartida en un restaurante?
Una situación muy común: una cena de trabajo en la que paga una persona y los demás le devuelven el dinero.
Una factura solo puede ir a nombre de una entidad. Si el gasto va a pasar por una empresa, quien paga da el NIP de su empresa y pasa todo el gasto. Los demás le devuelven su parte a título personal, y esas devoluciones no son ningún hecho contable: solo transferencias entre particulares.
No puedes sacar cuatro facturas para cuatro empresas de una sola cuenta. Si cada uno necesita de verdad pasar su parte como gasto, la única opción es pedir cuentas separadas al hacer el pedido: la mayoría de los restaurantes lo hacen si lo dices desde el principio, no después del postre.
Para simplemente dividir el importe entre varias personas, el recibo basta de sobra. Le haces una foto en Paragonix, los productos se listan solos y cada uno marca lo suyo, así quien pagó ve exactamente quién le debe qué, sin hacer cuentas en una servilleta.
Esto es información general que refleja la situación en 2026. Confirma los detalles con un asesor fiscal: las normas cambian.